[原创]效率为王：浅析眼镜管理软件的应用

弦音

.   如果说十几年前多数人还把电脑当成一个家电，那么在十几年后的今天，几乎所有人都把电脑当成了必不可少的工具。同样，十年前眼镜店如果用电脑开单会让人感到稀奇，十年后的今天如果还用手工开单才让人感到稀奇。正像中国没有经过准备期就已经迈入了信息化社会一样，以“汉高”为首的眼镜管理软件拓荒着，为眼镜零售业带来了全新的信息化管理理念，将中国的眼镜零售业推向了信息化管理的时代。同时，眼镜软件业也得以迅速发展，创造出一个新的眼镜周边产业。
    百花齐放的眼镜软件业却并未让零售店的选择变得轻松，反而带来了更多困惑：一方面是信息化管理已成为经营的必选，另一方面是不知道它究竟会给自己的经营带来什么，也不知道如何选择一款适合自己软件。除了软件企业的广告宣传，中国目前还没有一个像相机、电脑等数码产品和其它软件业那样的第三方测评机构，我们也几乎看不到眼镜管理软件的第三方实用性测评，这是由于眼镜管理软件本身的特殊性和复杂性所造成的，没有进行实战性的管理应用，就无法对软件性能进行客观评价。
    另一方面，由于眼镜零售业的组成多为中小型眼镜店，大多数无力承担按需开发适用于自身的管理软件的巨额成本，只能购买通用版本。而通用版本的开发商大多又不是眼镜零售业的实际经营者或管理者，使用者不懂软件开发，而开发者又不去实际经营，两者之间的沟通存在有一定的迟滞效应，一定程度上导致了软件功能与实际运用的脱节。
    作为长期工作在眼镜零售管理一线的实践者，笔者希望结合眼镜管理软件的使用，在这里谈一谈对眼镜信息化管理的理解和认识，以及在软件使用中的一些体会，以期对眼镜管理软件使用者开发者起到一定的双向沟通作用。

从容

妹夫，你不知道俺电脑弱智？还这样挤兑俺，不厚道！

现在遇到问题全仗海缘客服解决，据说海缘以后的服务要收费，崩溃中……

弦音

.   一、什么是眼镜信息化管理
    眼镜的信息化管理，如果说得简单一些，就是用电脑记录下经营的全部信息，然后对这些信息进行高效分析利用，使经营更加规范和完善。首先是商品信息，得让电脑知道你都有些什么；其次是商品库存，随着进货而增加，随着销售而减少；第三是顾客信息，由于电脑已经记录了顾客的消费信息，我们就可以很方便地通过姓名等个人信息，查到他的所有消费记录，从而使诸如享受售后、到期提醒、积分兑换、复检回访等个性化服务变得轻松可行。我们还可以利用已录入的销售资料来做各种分析，比如哪个价位的商品好卖，平均副单价是多少，同期营业额的涨幅，副单价的涨帐，配镜数量的涨幅等等，从而为经营策略的制定和调整提供重要参考依据。我们还可以用电脑来管理供应商信息，管理员工考勤，管理财务和员工工资等，这就是眼镜的信息化管理。
    概而言之，眼镜信息化管理的本质是帮助眼镜店的经营者管住货、管住钱、管住顾客、管住员工，使眼镜零售业的规范化管理成为可能。而规范化管理是品牌连锁化经营的前提，它可以最大程度地摆脱对“亲信”的依赖，解决人力的最大制约，为眼镜零售业的规模扩张提供了最基本的保证。

弦音

.   二、买软件的误区
    有句俗话叫“男怕入错行，女怕嫁错郎”，说的是有些选择几乎不可挽回，一旦选错就无法回头或者回头的代价极大。选软件也基本上如此，等所有的一切都架设好，运行很久才发现不好用，想回头代价是非常大的。更为麻烦的是，眼镜软件在没有实际运行前，仅通过简单测试几乎不可能得出好不好用的结论，因为所有的分析查询功能都源自数据积累，积累越多查询就越有意义，没有实际使用信息的录入，也就无法检验它的分析查询功能。所以购买一款好用的眼镜管理软件，是能否实现信息化管理的核心关键。
    很多管理者在选择管理软件时，最看重两点：一是功能，最重注软件都有什么样的功能，以为功能越多就就可以实现越多，就是越强大的管理软件。二是价格，功能又多价格又便宜的才是好软件。然而这是一个绝对的误区，我们知道要想实现方便的信息化管理，前提是要给电脑录入精确的信息。如果信息的录入非常繁杂，既占人力又占时间，比如你花了很大力气甚至是专人管理都没有办法让电脑库存与实际库存完全相符，比如顾客等着付款都快不耐烦了你的电脑单子还没有开出来，那么这样信息化管理不仅不能帮助你提高效率，反而因为照顾软件而影响了你的效率，成为一种“自找”的负担。所以我们考量一款眼镜管理软件是不是好用，信息录入的效率是第一位的。
    光录入实现高效还不够，录入是为了方向调出，录得再全，查得不方便也不行。比如我想查一查4月份的平均副单价与配镜数量与去年同期增长了多少，结果软件虽然查出来一大堆，也把今年和去年所有配镜的全都查出来了，但却无法直观地看到你想要的结果，甚至还要进一步手工计算才能实现，那这样的查询功能也就形同虚设，没什么实用价值了。所以，录入效率是第一，查询效率是第二，第三才是功能是不是强大，能做的事多不多。第四才是价格，录入没有效率，查询没有效率，价格再便宜也是浪费，功能再多也没有用处。

弦音

汉高VS海缘：两大功能四项横评

声明：
*测评的性质：100%个人行为，不受任何外因左右
*测评的保证：人格+超级版主的品格
*测评局限性：仅限本人亲身体验用过并购买过的

弦音

一、录入效率
    有研究表明，人在等候绿灯的耐受度是1分钟，超过1分钟就会产生烦躁感。那么顾客验完光、选好镜架镜片，在等待开单时的耐受度是多长时间？如果顾客在看着营业员手写开单，他的耐受度通常会高一些，约为2分钟以内；如果是等候营业员电脑开单，耐受度则缩短一倍为1分钟左右，与等绿灯时间相仿。假如营业员在2分钟都开不好单子，那就会有怠慢顾客的风险，甚至会受到顾客的催促、苛责。在尚未交钱的情况下怠慢顾客2分钟，其间变数不可预想，这个风险是没有人愿意承担的。所以很多软件会在录入开单的效率上败下阵来，员工宁愿手工开单也不愿意电脑开单，就是这个道理。
    1、销售录入高效是目标
    要想把商品录入电脑，就需要商品码。商品码是眼镜管理软件的基础，就像每一个名字都对应一个人一样，每一个商品都对应一个独一无二的编码。以“依视路1.502钻晶A2-1.00-0.50”这个商品为例，可以把它的商品码造成“ysl1.502zjA2-1.00-0.50”，并且为它设定价格如每片250元，这样，在为该商品入库时，我们只需要调出该码，为它录入数量比如3片即可。在销售时，同样只需要输入该码，输入数量，电脑将自动减去该商品的库存。这一点几乎所有的软件都可以做到，是没有问题的。但是我们只有在真正使用的时候，才会发现，实现真正的高效录是非常不易的，它实际上要受很多因素的制约。我们通过一个举例来进行说明，比如，顾客的验光处方是：
    R：-1.00DS-0.50DC*180°
    L：-2.00DS-0.75DC*180°
    他选了“依视路1.502钻晶A2”这种镜片，那么我们就要输入它的商品码：
    R：ysl1.502zjA2-1.00-0.50，数量：1
    L：ysl1.502zjA2-2.00-0.75，数量：1
    因为两个眼度数不同，选择的镜片光度也就不同，对应的商品码也就不同，也就意味着需要输入两次商品码和数量，非常麻烦。但是观察发现，这两个商品码所指的是同一种镜片，如果从效率角度，不应录入两次；验光资料我们已经录好了，就是说电脑已经知道了，它完全可以根据验光资料自动匹配镜片度数，也不应再录入一次镜片度数。那么也就是说，我们只需要输入：
    ysl1.502zjA2
    电脑应该自动根据验光资料匹配好。这样就实现了录入的高效率。

弦音

2、商品录入高效是保证
    那么软件实现上述的高效开单很难吗？不难。真正难的是，实现这种功能需要精准的商品码支持，而要实现商品码的精准非常困难。因为眼镜片的商品码构成非常复杂，有现片有车房，各有各的光度范围，光度不同价格也不同。这意味着每一种眼镜片都要对应成百上千个商品码，要让这些商码每一条都能准确对应，精准地体现光度范围和价格，是非常困难的。
    我们还以“依视路1.502钻晶A2”这种镜片为例，为了简便说明，我们假设它的联合光度+4.00~-5.00，散光≤2D，混合散光无现片，±0.25球散无现片。球光250元每片，散光270元一片。
    如果用图表来表述，它的现片是下图这个样子：
   
    有没有一种软件可以让你只输入上面这句话，它就自动组合好光度、价格，自动造好商品码吗？目前还没有。那么软件又是如何实现这种功能呢？我们以“汉高”和“海缘”这两款眼镜管理软件来作为举例，来看看它们是如何生成商品码的。

弦音

    在汉高中，可以一次性地造出“联合光度+4.00~-5.00，散光≤2D”的所有商品码，但却无法体现“混合散光无现片”、“±0.25球散无现片”的要求。通过下图我们可以看到，球面度数+0.50里面，不应该包含-2.00~-0.75的柱面度数，也就是说要把所有的混合散光全部手工逐条删除，这样混合散光要删除21条，±0.25球散要删除49条，也就是说要进行70次重复性地操作，删除70条无用的、多余的商品码。因为我们假定的这种镜片光度范围要比实际的小，相应地需要删除的量也比较小。但即使如此，这个工作量也是不小的，因为我们的镜片不仅仅只有“依视路1.502钻晶A2”这一种，仅依视路就有数十种镜片，我们还有其它品牌的镜片，每一种都要这么逐条删除，工作量之大不可想象。更为棘手的是，在一堆商品码之中，极易出现错删，比如我们要删除混合散光，+1.75DS-2.00DC为混合散光，但+1.75DS-1.75DC就不是混合散光（与0.00DS+1.75DC相同），这个是需要仔细辨认的，否则极易删错。所以我们基本上可以断言，使用汉高软件的所有用户，应该没有人能够做到商品码与实际光度范围的精准对应，因为这是软件本身所存在的效率缺陷所导致的。

弦音

有人可能会讲，我们为什么舍简就繁，非要把没用的商品码删掉呢？就让它留在那里，我们不用它不就行了？能占多少硬盘空间？我们前文说过，要实现销售打单的高效率录入，就必需要做到商品码的精准。比如验光处方：
    R：+1.75DS-1.00DC*180°
    L：+1.75DS-2.00DC*180°
    在销售录入时，“+1.75DS-2.00DC”这个混合散光的镜片根本就没有，但是电脑不知道，电脑认为有，因为电脑里有这个商品码。结果电脑根据这个处方光度自动匹配镜片光度，开出的销售单就是错单。这样一来，是不是说软件销售时的自动匹配光度功能就形同虚设，没有用了呢？

弦音

.   接下来我们看看海缘这个软件如何生成商品码。海缘也与汉高一样，也无法体现“混合散光无现片”，在造出一大堆商品码后也面临着删除多余的问题。混合散光是有规律的，那就是符号不同，球镜绝对值小于柱镜。它必需要符合这两个条件。比如+1.75DS-1.00DC就不是混合散光，它仅仅是符号不同但不符合“球镜绝对值小于柱镜”这个条件。而+1.75DS-2.00DC就是混合散光。也就是说，当最大散光为-2.00DC时，球镜≥+2.00DS的都不是混合散光，都不需要删除。只有球镜≤+1.75DS时，才存在混合散光。那么我们只需要匹配以下条件，就可以找出所有混合散光：
    球光=+1.75DS，散光≤-2.00DC
    球光=+1.50DS，散光≤-1.75DC
    球光=+1.25DS，散光≤-1.50DC
    球光=+1.00DS，散光≤-1.25DC
    球光=+0.75DS，散光≤-1.00DC
    球光=+0.50DS，散光≤-0.75DC
    通过以上条件匹配，只需要删除6次，就可以实现对21条混合散光的删除，而且保证了不会错删。假如我们录了50种镜片，都需删除混合散光的商品码，是不是要进行50*6次的操作呢？不需要。无论有多少种镜片，都只需要这6次即可，因为它是按光度进行匹配，只要符合这个光度条件的所有品种，都会被全部删除。
    ±0.25球散的删除原理也相同，我们只需匹配三个条件：
    球光=-0.25
    球光=+0.25
    散光=-0.25
    这样只需3次，就可以把数十上百种镜片的所有±0.25球散全部删除。最终它形成了如图所示的精准地现货商品码。在销售打单时电脑就可以根据验光资料精准匹配镜片光度，实现了高效率录入。
   

弦音

.   由此我们可以总结出，销售开单的录入速度是检验一种软件是否能够实现高效录入的重要标准。在此基础上我们要比较哪种软件实现这个目标成本更小。你不能说你配备了电子枪扫描录入，就可以与人家手工输入一样快。